Автоматизация процесса сбора отчетов в ФГБУ «ВНИИКР»

Во Всероссийском центре карантина растений (ФГБУ «ВНИИКР») в рамках модернизации системы электронного документооборота и коллективного взаимодействия завершены работы по автоматизации процесса сбора ежемесячных производственных отчетов филиалов учреждения, расположенных в 21 регионе Российской Федерации.

Всего в течение месяца каждым филиалом в соответствии с приказом Россельхознадзора предоставляется до 11 отчетных форм, содержащих информацию о производственной деятельности в области карантина растений.

Внедрение процесса сбора отчетов позволяет в онлайн-режиме получить информацию о состоянии и сроках представления отчетов филиалами.

 

Состояние подготовки

Следует отметить, что процесс сбора отчетов запускается автоматически (согласно расписанию планировщика), задачи исполнителям по заполнению отчетов распределяются директорами филиалов, вносятся данные исполнителями в установленные сроки, далее отчеты подписываются электронной подписью руководителя или лица его замещающего. При этом формируется единое электронное хранилище производственных данных с возможностью предоставления информации внешним системам.

Полученные от филиалов отчеты ранее сводились сотрудниками информационно-аналитического отдела Центра при помощи редакторов таблиц. В текущей реализации, используя настройки и фильтры, можно получить сводные данные в различных срезах (выбранные периоды, филиалы, формы), просмотреть и распечатать сводные данные или выгрузить их в формат для редактирования.

 

Сводный отчет

 

Что особенно важно, данная работа выполняется в привычной для сотрудников ФГБУ «ВНИИКР» среде коллективного взаимодействия, построенной на платформе ELMA, которая успешно эксплуатируется с 2016 года.

В дальнейшем в этой же среде планируется осуществить визуализацию в онлайн-режиме данных электронного хранилища согласно требованиям учреждения (в виде графиков, гистограмм, диаграмм).

 Визуализация